Rozliczenia finansowo – księgowe firm

Należy pamiętać o kilku zasadach wystawiania faktur korygujących. Po pierwsze należy upewnić się, że konkretną pozycję faktury można poprawić korektą, a nie notą księgową. Po drugie faktura korygująca druk musi być zgodna z aktualnymi wymogami przepisów podatkowych. Ponieważ wielu podatników bardzo rzadko ma do czynienia z tego rodzaju dokumentami, szczególnie wtedy, gdy używają programów fakturujących, zwykle nie zdają sobie sprawy z tego, czy faktura korygująca druk którego używają jest wciąż aktualny. Trzeci problem, to właściwe wypełnienie pól, które są z jednej strony analogiczne do korygowanej faktury, ale pojawiają się nowe. Godnym ze wszech miar sposobem postępowania w przypadku konieczności poprawienia faktury jest zwrócenie się w tej sprawie do biura rachunkowego. Specjalistom nie sprawi większego problemu upewnienie się, czy faktura korygująca druk jest właściwym dokumentem korygującym, a podatnik ma całkowitą pewność, że sporządzona została zgodnie ze wszystkimi regułami sztuki.

Zastanawiacie się, jaki darmowy program do faktur wybrać? No właśnie, w internecie znajdziemy wiele opisów programów, większość działa na zasadzie licencji, którą można najpierw przetestować przez krótki czas, a następnie trzeba się zdecydować na jej wykupienie lub rezygnację. Taki darmowy program do faktur trzeba instalować na dysku komputera, co nie zawsze nam odpowiada. Można również wybrać wersję programu internetowego, który wymaga posiadania oprócz komputera także dostępu do internetu. Nie wszystkie firmy potrzebują internetu, dla nich lepsze jest więc zainstalowanie programu w komputerze. Natomiast darmowy program do faktur w internecie jest zwykle bardzo prosty w obsłudze, tak skonstruowany, by prowadzić nas za rączkę. Program wymaga rejestracji, gdy to zrobimy i założymy konto w serwisie, wystarczy za każdym razem się zalogować do swojego konta, by wszystkie możliwości programu stały przed nami otworem. Jest to bardzo wygodne dla niejednej firmy, nic dziwnego, że wiele z niego korzysta.

Czy musimy wystawić fakturę klientowi, który już otrzymał od nas paragon? Tak, faktura vat druk jest wystawiana klientowi na życzenie w terminie siedmiu dni od wystawienia paragonu. Oczywiście, klient musi podać swoje dane niezbędne do wypisania dokumentu, w tym swój unikalny numer podatkowy, tak zwany NIP. Zwykle faktura vat druk potrzebna jest płatnikom vat, ale czasami osoba fizyczna również chce posiadać taki dokument na zakupione na przykład materiały budowlane, by odliczyć od nich podatek vat przy rozliczeniu rocznym. Nieistotne jest, czy kwoty będą rozliczane od cen brutto, czy netto, obie wersje są poprawne i dopuszczalne przez urząd skarbowy. Trzeba tylko pamiętać o wszystkich zasadach, które obowiązują przy wystawianiu faktur, by nie narazić się na zarzut wystawienia błędnej faktury. Nie wolno zapomnieć o fakcie, że podajemy dwie daty, sprzedaży towaru i wystawienia dokumentu. Faktura vat druk może mieć podany tylko miesiąc sprzedaży i rok, zamiast dokładnej daty, w przypadku, gdy przedmiot faktury to stała opłata, a faktura jest wystawiana regularnie.

Przedsiębiorca będący płatnikiem Vat zwykle wystawia dużo faktur upoważniających go do naliczenia podatku VAT, w związku z tym istnieje jednak możliwość pomyłki przy dokonywaniu fakturowania. Służy do tego faktura korygująca druk, podatnik może dokonać obniżenia podstawy opodatkowania o kwotę, która istnieje na korekcie jedynie w przypadku, gdy przed złożeniem deklaracji VAT -7 otrzymał potwierdzenie odbioru dokumentu przez nabywcę towaru lub świadczonej usługi. Wystawiona więc przez sprzedawcę faktura korygująca druk musi bezwzględnie zostać podpisana przez nabywcę, żeby obie strony mogły dokonać poprawek w rejestrach sprzedaży i zakupu. Trzeba również pamiętać o tym, że nabywca nie może dokonywać korekty za pomocą noty korygującej, jeżeli pomyłka w dokumencie VAT dotyczyła kwot związanych z podatkiem VAT. Tego rodzaju błędy może poprawić wyłącznie wystawiający pierwszą fakturę, czyli sprzedawca, a służy do tego właśnie faktura korygująca druk. Można ją wypisać ręcznie, na kupionym w drukarni formularzu, lub znaleźć taki w internecie.

Na czym polega różnica między tymi dwoma dokumentami: co to jest faktura proforma i czym się różni od dowodu dostawy? Często hurtownie posługują się właśnie dowodami dostawy, tak zwanymi wuzetkami na dostarczany do sklepu towar lub materiały. Zwykle wygląda to tak, że na przykład codziennie piekarnia dostarcza pieczywo do sklepu razem z wuzetką, na koniec tygodnia wystawia zaś zbiorczą fakturę VAT. Odbiorca opłaca zwykle dopiero całą fakturę z tygodnia. Inaczej sytuacja wygląda, gdy jest wystawiana faktura proforma na dostarczany towar lub usługę. Odbiorca zwykle opłaca ją od razu po otrzymaniu, dopiero zaś po opłaceniu towar jest wysyłany przez sprzedawcę do klienta. Faktura VAT wystawiana jest po zakończeniu transakcji, ewentualnie może być dostarczona razem z wysyłanymi materiałami czy towarem. Jak widać, faktura proforma to nie jest to samo, co dowód dostawy, oba dokumenty są wystawiane w nieco innych sytuacjach, zależnie od potrzeb sprzedawcy wystawiającego dokument i jego odbiorcy.

Firmy wystawiające faktury VAT na swoje usługi i towary mają obowiązek wystawienia również takiego dokumentu, jak faktura korygująca w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wystawionej fakturze. Większość firm korzysta z komputera i internetu, więc prawidłowe wystawienie faktury to norma, nie można jednak wykluczyć sytuacji, gdy przez pomyłkę lub niedopatrzenie faktura zostanie wystawiona w sposób nieprawidłowy, zawierając jakieś błędne dane dotyczące towaru, jego ilości lub wartości, ewentualnie kontrahentów. Faktura korygująca musi zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach, dla sprzedawcy kopia i dla kupującego oryginał, z tym, że odbierający korektę musi to poświadczyć pisemnie. Tylko wtedy istnieje możliwość obniżenia kwoty podatku należnego za miesiąc, którego dotyczy faktura. Faktura korygująca musi zawierać datę wystawienia dokumentu, oraz jej numer kolejny, poza tym musi powtarzać dane zawarte w fakturze Vat, której korekta dotyczy oraz przyczynę wystawienia korekty i kwotę zmniejszenia lub zwiększenia podatku należnego, w zależności od błędu.

W zależności od wielkości firmy, a raczej jej potrzeb w zakresie wystawiania rachunków i faktur, potrzebny jest dobry program do wystawiania faktur umożliwiający szybką i efektywną pracę, nie wymagającą ciągłego sprawdzania danych. Taką aplikację można znaleźć w internecie, zwykle otrzymuje się bezpłatny dostęp na jakiś czas, potem trzeba wykupić na program licencję. Inna możliwość to zalogowanie się bezpośrednio na stronie internetowej oferującej dostęp do takiego narzędzia. W tym przypadku, oczywiście, firma musi mieć dostęp do internetu. Najważniejsze jednak przy wyborze jest, co dany program do wystawiania faktur ma klientowi do zaoferowania. Małe firmy wystawiające małą ilość faktur nie potrzebują programu dającego dostęp do jednoczesnego wystawiania kilku faktur, wystarczy im prosty w obsłudze program do wystawiania faktur, pozwalający na przykład policzyć wszystko od cen brutto. Duża z kolei hurtownia potrzebuje już skomplikowanego programu, dającego choćby możliwość podglądu wielu faktur jednocześnie.

W dobie komputerów coraz rzadziej się spotyka ręczne wypisywanie faktury, chyba tylko w małych warsztatach usługowych, gdzie nie ma potrzeby posiadania komputera, wystawiając rachunek, robi się to zwykłym długopisem, odręcznie. Najczęściej jednak osoba wystawiająca faktury korzysta z komputera, mając swój własny program do wystawiania dokumentów, lub sięgając po dostępny w internecie. Jest to dla wszystkich bardzo wygodne, klient nie musi czekać zbyt długo na wypisanie rachunku, poza tym ma pewność, ze wszystko będzie rozliczone prawidłowo, co w przypadku faktury VAT jest bardzo istotne dla odliczenia należnego i naliczonego podatku. Nie wszystkie jednak firmy przyzwyczaiły się do przesyłania faktur drogą elektroniczną. Czasami wolą te tradycyjne dokumenty, z pieczątką, podpisem, przesłane pocztą. Jest to dla wystawcy duże utrudnienie, dodatkowy koszt, a przy tym konieczność nie tylko wydrukowania dokumentu, ale i zaadresowania koperty, w której zostanie przesłany,zawiezienia go na pocztę i wysłania. W tym kontekście znacznym ułatwieniem są jednak dokumenty wysyłane mailem.

Formalne wymagania dotyczące rodzaju informacji jakie musi zawierać faktura VAT są bardzo jasne. Jednym z najważniejszych jest umożliwienie jednoznacznej identyfikacji stron transakcji, co oznacza obowiązek zamieszczenia w tym dokumencie nazwy lub imienia i nazwiska, dokładnego adresu z kodem pocztowym oraz przede wszystkim numeru identyfikacji podatkowej obu stron transakcji. O ile jest szansa, że brak niektórych danych adresowych zostanie przez kontrolą skarbową uznany za wadę drugorzędną, o tyle brak numeru NIP na pewno spowoduje, że faktura zostanie zakwestionowana. W praktyce obrotu gospodarczego takie przeoczenia zdarzają się niezwykle rzadko, głównie dlatego, że firmy wystawiają dużo faktur ograniczonej liczbie odbiorców i ewentualne braki można stosunkowo łatwo zauważyć i wyeliminować. Jednak znacznie trudniej dopilnować poprawności danych, jeśli sprzedający towar czy usługę rzadko wystawia faktury, a kupujący rzadko je wystawia. Zauważenie braku po kilku miesiącach sprawia, że taka faktura może być poprawiona tylko za pomocą noty księgowej.